No final do mês, você e seus funcionários podem estar experimentando emoções contrastantes. Para os funcionários, o dia de pagamento é um grande dia. Para o empregador, porém, se o processo de conclusão da folha de pagamento não é simplificado, não é um momento fácil. Executar a folha de pagamento manualmente pode significar noites sem dormir e rotinas repetidas de verificação até o último minuto.
O software de folha de pagamento pode ajudar? Pode, mas muitos empresários não têm certeza quando precisam começar a usá-lo. Pode não ser uma prioridade durante sua fase de crescimento, ou eles podem estar tão acostumados a processos desatualizados que eles acham que o processo já está funcionando com a máxima eficiência. Neste blog, vamos destacar alguns sinais importantes que dizem que é hora do seu negócio usar software de folha de pagamento.
Você contratou seu primeiro empregado
É verdade, é verdade. O momento ideal para começar a usar o software de folha de pagamento é quando você contrata seu primeiro funcionário. Ele pode ajudá-lo a organizar seu processo de folha de pagamento desde o início e ajudá-lo a cumprir seus requisitos de conformidade automaticamente à medida que sua organização cresce em escala. Acima de tudo, você pode eliminar todas as dificuldades de migração ou transição de dados pelas que a maioria das empresas passa quando esperam para adotar software até mais tarde.
Você quer evitar erros manuais
Erros manuais são inevitáveis em qualquer forma de trabalho, mas podem ser especialmente caros na folha de pagamento. Considere a história da substituição do sistema de folha de pagamento da Queensland Health causando US$ 1,25 bilhão em erros, ou a estatística de abertura de olhos do Instituto da Força de Trabalho que diz que mais da metade da população dos EUA sofreu erros na folha de pagamento. O software de folha de pagamento pode fazer o levantamento pesado do cálculo e da verificação dupla, ajudando você a eliminar os erros que estão entrando em sua folha de pagamento mês a mês.
Você quer automatizar o processo
Small Business Trends relata que só a computação de impostos sobre a folha de pagamento ocupa 5 horas de trabalho a cada dia de pagamento. Para os proprietários de negócios, o tempo é o recurso mais valioso, então você quer automatizar o maior número possível de suas tarefas repetitivas. O software de folha de pagamento pode ajudá-lo a atingir esse objetivo calculando a folha de pagamento, computando deduções fiscais e distribuindo contracheques automaticamente. Quando você automatiza essas tarefas repetitivas baseadas em números, você libera seu tempo para as partes do processo de folha de pagamento que precisam do toque humano.
Você quer delegar tarefas administrativas de folha de pagamento
Se você ainda está confiando em papel para coletar reembolsos, provas de investimento ou declaração de TI que economiza impostos,é hora de digitalizar. Os portais de autoatendimento dos funcionários são uma ótima maneira de digitalizar essas tarefas e reduzir a papelada que envolvem, e eles são uma característica popular do software de folha de pagamento. Eles também permitem que você disponibilize documentos relacionados à folha de pagamento para que os funcionários acessem sempre que quiserem, reduzindo o ônus das solicitações dos funcionários em sua folha de pagamento.
Você quer assistência especializada
Quando você sente que fez tudo o que pode do seu lado para evitar erros, mas você ainda não está satisfeito com os resultados, é hora de obter ajuda adicional. Muitos donos de pequenos negócios recorrem a seus contadores para obter ajuda, mas seu contador ainda é apenas humano, e a folha de pagamento pode nem ser sua principal especialização. Volte seu foco para o software de folha de pagamento. Os fornecedores de software fornecem equipes especializadas de suporte ao cliente para que quando algo precise de atenção, você saiba que você tem ajuda especializada das pessoas que entendem como o sistema funciona. Eles são apenas um e-mail ou telefonema de distância.
Você quer melhor visibilidade nas despesas com folha de pagamento
O software de folha de pagamento não apenas automatiza sua folha de pagamento e cálculos fiscais. Ele também pode gerar relatórios em tempo real, dando-lhevisibilidade completa sobre seus custos de folha de pagamento e passivos fiscais. Quando você se senta com seu contador para a reconciliação de fim de ano, ter relatórios precisos e atualizados tudo em um só lugar torna todo o processo tranquilo navegando.
Você quer estabelecer comunicação sem atrito entre as equipes
O ciclo completo da folha de pagamento pode envolver muitas pessoas: RH, finanças, os próprios funcionários e até contadores externos. O software de folha de pagamento faz com que todas essas equipes trabalhem juntas em uma única interface segura, eliminando a necessidade de enviar dados de ida e volta entre vários sistemas. Você pode provar ainda mais suas operações de folha de pagamento, escolhendo um software de folha de pagamento baseado em nuvem, o que mantém o processo funcionando sem problemas, não importa onde suas equipes estejam.
Como começar?
Introduzir tecnologia muito cedo em seu processo de folha de pagamento pode ajudar seu negócio a se acostumar com os melhores e mais produtivos hábitos desde o início. Mas começar não é a única hora para pensar em automatizar seu processo de folha de pagamento.
Destacamos algumas das outras maneiras que você pode reconhecer que talvez seja hora de adotar software de folha de pagamento para o seu negócio. Se esses sinais estiverem dizendo, também compilamos um guia de compras de software de folha de pagamento para ajudá-lo a obter o maior benefício, escolhendo o software de folha de pagamento certo para o seu negócio.
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