É um belo dia de trabalho para Emma, a designer da Zylker Inc. Ela abre sua caixa de entrada, verifica todos os e-mails do dia, pega uma tarefa interessante e começa a trabalhar nela. No final do dia, ela submete seu esforço, apenas para descobrir que Ken também trabalhou na mesma peça. Enquanto Ken e Emma tinham trabalho duplicado, havia outras tarefas deixadas desfeitas. Isso acontece na sua equipe? Você também às vezes esquece de informar a equipe antes de pegar uma tarefa?
A transparência é crucial para a produtividade tanto dos colaboradores individuais quanto da equipe como um todo. Mesmo assim, manter sua equipe continuamente atualizada deve ser um processo eficiente e não algo que leve muito tempo ou energia. Isso é exatamente o que uma caixa de entrada compartilhada ajuda você a alcançar. Um espaço comum para sua equipe, onde você pode receber, responder e discutir e-mails em grupo, onde cada membro sabe exatamente no que os outros estão trabalhando sem compartilhar nada manualmente — é isso que uma caixa de entrada compartilhada oferece a você. Tornar todos os tópicos públicos para a equipe, não tem segredos.
Uma rápida olhada em como nossa ferramenta de caixa de entrada compartilhada pode melhorar a transparência da sua equipe
Sempre acreditamos que a produtividade de qualquer equipe é diretamente proporcional ao quão colaborativo e transparente é seu processo. Nossa equipe aqui na Zoho se beneficiou muito da transparência das tarefas e o Zoho TeamInbox tornou esse processo muito mais fácil para nós. Veja o que uma caixa de entrada compartilhada pode fazer para aumentar a transparência da sua equipe:
Fique por dentro dos projetos e prioridades da sua equipe
Quando as cadeias de e-mail estiverem acessíveis a toda a equipe, cada membro estará ciente de todas as tarefas atuais e seus status. Você não precisa mais continuar verificando com seus colegas sobre o progresso do trabalho — uma caixa de entrada compartilhada mantém todos na mesma página.
Dica pro: Use a exibição “Atribuído a outros” para ver atualizações para as tarefas em que seus companheiros de equipe estão trabalhando. Você também saberá com quem entrar em contato imediatamente com relação a um item de trabalho específico.
Economize tempo e energia: treine os recém-chegados de forma eficiente
Quando você adiciona um novo membro à sua equipe, explicar cada detalhe de seus projetos e processos pode ser tedioso. Eles também podem querer saber como as tarefas foram tratadas antes e obter insights com elas. Um ambiente compartilhado e transparente torna isso mais fácil e eficiente, pois eles podem ver a história de todas as conversas e discussões internas e educar-se independentemente.
Dica pro: Atribua aos recém-chegados um papel de “Convidado” em caixas de entrada compartilhadas para que eles só possam visualizar e comentar sobre threads e não possam responder ou realizar quaisquer outras atividades no início. Mude seu papel e permissões quando você acha que eles estão prontos.
Continue o trabalho, não importa o que aconteça.
Imagine esses dois cenários:
- uma emergência aparece para o seu companheiro de equipe, e você não sabe quando eles estarão de volta para completar essa peça de tarefa urgente,
- um companheiro de equipe está deixando a equipe para sempre.
Em casos como esses, usar uma caixa de entrada compartilhada significa que você ou seus colegas membros da equipe podem passar por toda a conversa e rapidamente assumir a tarefa de onde pararam.
Dica pro: Quando você remover um membro de uma caixa de entrada compartilhada, use a opção de “Atribuir seus threads a outra pessoa”, para que o outro membro da equipe possa assumir imediatamente a responsabilidade por esses segmentos.
Delegar automaticamente
Além de atribuições manuais, o Zoho TeamInbox permite que você configure regras para delegar automaticamente threads aos membros da equipe com base no remetente de e-mail, assunto, conteúdo e muito mais. A delegação adequada impede a duplicação do trabalho e a perda de e-mails que escaparam pelas rachaduras.
Dica pro: Use a opção “Atribuir automaticamente o segmento sobre resposta” ao criar uma caixa de entrada para sempre atribuir um segmento não atribuído à primeira pessoa que fizer uma resposta lá.
Estes são alguns truques rápidos que você pode adotar para alcançar a transparência. Experimente-os com o Zoho TeamInbox e deixe-nos saber o que você acha. Conseguimos lançar novos aprimoramentos de recursos com base nos casos de uso e necessidades que nossos clientes compartilham conosco. Somos gratos aos nossos clientes por todo o seu feedback e adoraríamos ouvir mais.
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