Conforme sua empresa cresce e se diversifica, o mesmo acontece com o volume de dados. Para evitar a falta de espaço de armazenamento de dados, as empresas precisam identificar que tipo de dados devem ser mantidos e por quanto tempo. No caso de um e-mail, por exemplo, essas distinções também podem incluir diferentes períodos de retenção para diferentes departamentos, diferentes projetos ou diferentes níveis de gerenciamento. As políticas de retenção também afetam seu espaço de armazenamento. Como administrador, você precisa gerenciar como as caixas de correio individuais são usadas e estimar a quantidade de capacidade de armazenamento necessária para reter emails.
Uma boa estratégia de arquivamento de dados permitirá que você recupere o controle de seus dados crescentes, otimize o armazenamento e proteja seus dados para conformidade.
Personalize o período de retenção de e-mail e evite reter tudo para sempre
Uma grande armadilha quando se trata de arquivamento organizacional é quando um administrador habilita inadvertidamente “reter tudo” como a política padrão. Porém, imagine se você retiver tudo para sempre? A quantidade de dados armazenados em seu arquivo não afetará apenas o desempenho do próprio arquivo, mas também resultará em custos crescentes de armazenamento e distorção de suas percepções de dados. Para tomar a decisão mais bem informada sobre o seu período de retenção, identifique os usuários primeiro. Por exemplo, no caso de gerenciamento de nível superior ou departamento jurídico, você pode habilitar a opção “reter para sempre” enquanto restringe o período de retenção a um mínimo para outros funcionários.
Dica de profissional : identifique o período de retenção ideal para todas as informações regulamentadas de maneira consistente em sua organização ou defina períodos de retenção separados conforme relevantes para dados específicos ou tipos de usuário.
Cumpra as obrigações legais e regulamentares da sua indústria
A crescente conformidade regulamentar exige que as organizações retenham dados confidenciais e os disponibilizem quando necessário, que é a razão pela qual muitos desses arquivos e emails não utilizados são arquivados em primeiro lugar. Essas políticas precisam incluir cronogramas que demonstrem os períodos de retenção apropriados para as várias categorias de informações. Por exemplo, a conformidade com HIPPA exige que uma empresa retenha dados de saúde por um período de 7 anos. A conformidade com FINRA e SEC também exige que os indivíduos ou empresas do setor de títulos retenham dados por 6 e 7 anos, respectivamente, em formato não regravável e não apagável.
Usando uma política de retenção personalizada como a do Zoho Mai, o administrador pode escolher entre “todas as contas de usuário” ou selecionar “contas específicas”, incluindo emails excluídos da caixa de correio do usuário ou mesmo em alguns casos especiais emails classificados como spam. Uma boa política de retenção deve permitir a filtragem de emails que correspondem a certos critérios (como remetente, destinatário, assunto, correspondências de conteúdo, tipos de anexo ou conteúdo do anexo, etc.) e permitir que esses emails sejam retidos por um período específico. As empresas que não preservam os dados por tempo suficiente para cumprir suas obrigações legais e outras obrigações regulatórias podem enfrentar penalidades severas como resultado.
Dica de profissional : Estabeleça políticas de retenção claras, registradas e defensáveis que demonstrem sua capacidade de atender às necessidades de negócios, bem como às obrigações legais e regulamentares.
Escolha diferentes parâmetros e personalize suas políticas de arquivamento
Assim como é importante ter políticas que determinem como seus dados devem ser armazenados e por quanto tempo (pertencentes ao setor), também é importante perceber que nem todos os usuários são iguais quando se trata de arquivamento. Por exemplo, as trocas de e-mail da alta administração e das equipes jurídicas não podem ser tratadas da mesma forma que aquelas trocadas internamente ou com clientes. Usando uma forte política de arquivamento personalizada , você pode definir certas condições de arquivamento, como habilitar a opção “reter para sempre” para membros-chave das organizações ou selecionar condições de arquivamento apropriadas, como e-mails com mais de um certo número de meses ou tamanho de e-mail que exceda um certo limite, entre outros.
Dica de profissional : crie políticas de arquivamento personalizadas para grupos de usuários específicos com períodos de retenção feitos sob medida e personalize-os ainda mais com certas condições de arquivamento, como idade, tamanho da mensagem e muito mais.
Recupere seu armazenamento liberando retenções legais fechadas
Uma retenção por litígio exige que uma organização preserve todos os dados que possam estar relacionados a um processo legal envolvendo a empresa. Isso é para garantir que todos os documentos relativos ao litígio não sejam destruídos e estejam disponíveis para o processo de descoberta. Colocar uma suspensão de litígio nos dados aumenta os custos de armazenamento e aumenta a área de cobertura exponencialmente com o tempo, portanto, liberar a suspensão é necessário assim que a investigação for encerrada. Conforme você libera a retenção, todos os dados com um período de retenção expirado serão excluídos, permitindo que você recupere o armazenamento.
Dica de profissional : libere retenções legais de seus dados assim que a investigação for encerrada e libere espaço de armazenamento.
Gerencie o armazenamento do usuário como um profissional
Nem todas as caixas de correio crescem na mesma taxa: alguns usuários avançados de e-mail têm caixas de correio inflando para terabytes em alguns anos, enquanto outros nunca excederão suas cotas de caixa de correio padrão. Portanto, o acesso aos relatórios de armazenamento do usuário, como os que o Zoho Mail oferece, ajuda a entender os principais usuários e o comportamento do usuário. Esses relatórios ajudam a identificar os requisitos de armazenamento complementar ou escolher o gerenciamento proativo, compartilhando o pool de espaço de armazenamento compartilhado entre os usuários.
Dica de profissional : desenvolver uma imagem completa do uso de dados e dos requisitos de sua organização permite que você defina a política mais eficiente, garantindo que seu armazenamento seja otimizado com eficiência.
Dica de otimização de custos : para organizações maiores com equipe de suporte de infraestrutura e outros funcionários de negócios não essenciais que podem não precisar de arquivamento, você pode considerar o uso de uma combinação de planos Zoho Mail Premium (que inclui armazenamento de arquivamento com eDiscovery e um armazenamento de 50 GB) e Zoho Mail’s Plano Lite (sem eDiscovery e armazenamento de arquivo).
Você também pode tentar misturar e combinar comprando apenas as licenças necessárias e atribuir as licenças certas às pessoas que precisam delas.
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