Atualização: De acordo com a última notificação emitida pelo Ministério de Assuntos Corporativos, o prazo para as empresas começarem a usar software de contabilidade com trilha de auditoria foi prorrogado de 1º de abril de 2021 para 1º de abril de 2022.
Em 24 de março de 2021, o Ministério de Assuntos Corporativos emitiu uma notificação instruindo as empresas que usam software de contabilidade a escolher um software que possa registrar uma trilha de auditoria de todas as transações que realizam. A principal conclusão dessa regra é que o software de contabilidade que as empresas usam para manter seus livros deve:
- Inclui a capacidade de registrar uma trilha de auditoria de cada transação que ocorre
- Criar um registro de edição de cada mudança que acontece nos livros, junto com a data e os detalhes do usuário
- Certifique-se de que a trilha de auditoria não possa ser desativada
Em resposta a esta nova regra, Zoho Books está lançando um novo recurso de trilha de auditoria para usuários na região indiana. A trilha de auditoria em Zoho Books é parte dos relatórios de atividades no módulo Relatórios de Zoho Books.
Capacidades do recurso de trilha de auditoria no Zoho Books
Zoho Books mantém um registro de todas as alterações feitas em um registro no aplicativo, como um contato, transação de venda ou compra, fatura ou fatura, diário ou até mesmo uma configuração. Junto com a natureza da mudança, ele também salva o carimbo de data / hora e os detalhes do usuário que executou a ação.
Resumindo, a trilha de auditoria da Zoho Books fornece detalhes sobre os 4 Ws: quando, onde, o quê e quem.
Quando – A data e hora em que uma ação foi executada.
Onde – O módulo sob o qual a ação foi executada. Isso pode ser Faturas, Contas, Feeds bancários, Despesas ou qualquer outro módulo em Zoho Books.
O quê – Uma descrição da ação executada, como criar uma fatura, editar itens de linha na fatura ou atualizar o conteúdo de uma fatura.
Quem – o usuário que executou a ação.
Se um registro for alterado várias vezes, a trilha de auditoria mostrará todas as versões criadas, não apenas a mais recente. O usuário pode comparar várias versões e rastrear dados específicos que foram adicionados, removidos ou modificados.
Um passo na direção certa
A regra do governo que impõe o uso de trilha de auditoria para transações registradas em software de contabilidade é um passo positivo para coibir a fraude nas transações. Embora a regra seja importante, cabe às empresas escolher o software certo que ofereça esse recurso. A trilha de auditoria da Zoho Books ajuda as empresas a cumprirem as normas introduzidas pelo governo para evitar transações não registradas e fraudes.
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