A coordenação com seus clientes, expedição e equipe pode ser demorada sem as ferramentas certas no local. Em média, a maioria das empresas perde muito tempo e recursos críticos devido ao gerenciamento ineficiente de equipes e equipamentos.
Os gerentes geralmente gastam tempo gerenciando suas equipes por meio das mesmas tarefas mundanas todos os dias. O microgerenciamento dessa natureza pode ser tedioso, repetitivo e fadado ao fracasso. Idealmente, a situação do dia deve ser fluida, mas ter sistemas desconectados e processos manuais torna isso incrivelmente difícil.
No final, os gerentes ficam com uma equipe de campo sobrecarregada, exausta e desmotivada e alguns clientes não tão felizes. Se você quiser evitar isso, aqui estão cinco dicas profissionais para você se tornar o chefe do seu agendamento, expedição e roteamento.
ProDica nº 1: Mantenha sua equipe informada e capacitada
Para qualquer agendador, a tarefa de enviar todas as suas equipes no dia do serviço com informações completas pode ser altamente estressante, especialmente quando você precisa colar metaforicamente diferentes ferramentas e plataformas com fita adesiva. Cada gerente de operações tem seu próprio conjunto de ferramentas preferidas, sejam calendários de parede ou online, grupos de e-mail ou SMS e até notas adesivas ou aplicativos de notas.
No entanto, usar ferramentas que não foram criadas para essa época e época pode ser uma verdadeira tortura. Para otimizar suas operações, você precisa equipar sua equipe com o tipo certo de informação para impulsionar seu dia. Sua equipe deve ser capaz de marcar entrada e saída, visualizar detalhes do trabalho e estar em contato direto com o cliente e despachar. Quanto mais fácil você tornar isso para a equipe, melhor será a execução do trabalho.
ProDica nº 2: Melhore a experiência do cliente no seu dia de serviço
Saber a localização exata de sua equipe de campo no dia do serviço é crucial para manter o controle. Para garantir uma boa experiência do cliente, você deve manter-se atualizado com sua equipe ao longo do dia, juntamente com atualizações de status em tempo real que podem ajudá-lo a identificar a localização de sua equipe no mapa, ver em quais rotas eles estão no dia e as andamento de cada trabalho. Isso ajuda o despachante a manter o controle e evitar atrasos.
ProDica nº 3: Fique na mesma página com os diários de trabalho
Um histórico de trabalho completo e abrangente é útil se surgir uma escalação. Alguns gerentes usam planilhas, outros usam os bons e velhos cadernos, mas a maioria mantém um diário demonstrando um registro do processo de trabalho. Esses diários permitem que você anote o progresso do trabalho e, caso as coisas dêem errado, você poderá voltar às suas anotações e ver onde o problema se originou. Quanto mais elaborado o diário, mais útil ele é, mas mais demorado ele se torna. Os gerentes precisam encontrar um equilíbrio aqui e tentar manter um diário razoavelmente detalhado.
ProDica #4: Otimize suas rotas
Outra dica para o gerenciamento ideal de operações é criar e otimizar rotas para aproveitar ao máximo o dia de sua equipe e economizar dinheiro com gasolina enquanto estiver nisso. Mas reorganizar tarefas em rotas para equilibrá-las entre suas equipes de campo pode ser complicado, especialmente se você tiver várias rotas. Você deve tentar agendar trabalhos mais próximos uns dos outros para uma equipe no mesmo dia, para que possa fazer mais em pouco tempo.
Planejar rotas com base no nível de habilidade também é um exercício benéfico. Por exemplo, você pode agendar seu membro da equipe mais rápido para trabalhar em locais com muito trabalho e enviar os trabalhadores menos experientes para os outliers.
ProDica nº 5: Verifique seu boletim
Os relatórios são o pão com manteiga de qualquer negócio de operações de campo. Eles ajudam você a calcular o tempo médio gasto em um trabalho, em trânsito e a quilometragem percorrida pela equipe. Todos esses pontos de dados são críticos quando se trata de faturamento e planejamento de trabalhos para o dia seguinte. Os relatórios podem ajudar a definir as expectativas apropriadas dos clientes, pois as promessas feitas a eles são respaldadas por dados. Com a ajuda de relatórios especialmente selecionados, os gerentes de operações podem oferecer uma melhor experiência ao cliente.
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