De acordo com um estudo de 2019 da Harvard Business Review, a pessoa média passa 28% do seu dia de trabalho em sua caixa de entrada. Isso equivale a 2,6 horas por dia. São 35 horas por semana. E isso significa que todos nós estamos recebendo muitos e-mails.
Claro, você pode passar por todos os e-mails, classificá-los todos e excluir o que não precisa. Mas quem tem tempo?
Aqui estão cinco dicas que podem ajudá-lo a manter sua caixa de entrada de e-mail sob controle – e manter sua sanidade no processo.
Cancelar inscrição do caos
Pense em todos aqueles e-mails inúteis e irritantes que você recebe de lojas ou serviços online nos quais nunca se inscreveu. Eles ocupam um espaço valioso em sua caixa de entrada e podem ser uma distração quando você está tentando encontrar um e-mail importante. Se você não estiver lendo-os regularmente, cancele a inscrição. Você vai economizar muito aborrecimento a longo prazo.
Configurar filtros
Crie filtros e classifique e-mails em diferentes pastas com base em categorias como remetente e linha de assunto. Dessa forma, você pode encontrar todos os e-mails de seu chefe, colega de equipe ou cliente sem vasculhar dezenas de mensagens. Bônus: você pode usar filtros para cancelar a inscrição em listas de e-mail de uma só vez, criando um filtro que exclui todos os e-mails provenientes de um endereço de spammer específico.
Concentre-se no que importa usando pastas, tags e filtros
Alguns itens em sua caixa de entrada são mais importantes do que outros – e-mails essenciais de sua equipe, chefe ou clientes se enquadram nessa categoria.
Muitas pessoas têm seu e-mail de trabalho conectado ao telefone, o que significa que recebem notificações toda vez que recebem um novo e-mail (seja essencial ou não). A melhor maneira de evitar se distrair com essas notificações é desativar as que não são necessárias quando você está trabalhando em uma tarefa.
Excluir e-mails antigos
Se você tiver e-mails de anos atrás ainda na sua caixa de entrada, exclua-os! Eles não estão fazendo nada além de ocupar espaço em sua conta e dificultar a localização de mensagens mais recentes (e às vezes críticas).
Forneça endereços de e-mail apenas quando necessário
Toda vez que você usa um endereço de e-mail para se registrar em uma conta, você se abre para mais e-mails não solicitados. Se o site permitir, considere usar um endereço de e-mail descartável.
Você também pode descobrir se uma empresa compartilhará ou venderá suas informações lendo atentamente seus termos e condições ou política de privacidade antes de se inscrever. Se você não conseguir encontrá-los em sua página inicial, uma pesquisa rápida do nome da empresa mais “política de privacidade” deve levá-lo até lá.
Gerenciar sua caixa de entrada pode ser difícil, mas as ferramentas certas podem ajudar
Se você não sabe como configurar e usar filtros e checkpoints em sua caixa de entrada, agora é a hora de aprender! Confira o Zoho Mail e aprenda a gerenciar sua caixa de entrada em etapas rápidas.
Em vez de pensar nisso como uma tarefa, tente vê-lo como uma oportunidade de auto-aperfeiçoamento e crescimento.
Quanto mais organizado você for com seu e-mail, melhor será.
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