A obsessão das organizações com a produtividade da equipe
Ao longo dos anos, “produtividade da equipe” é um termo que tem sido usado e (ab)usado por organizações em todo o mundo. Todas as organizações querem que suas equipes façam as coisas da maneira mais eficaz e eficiente possível, mas uma quantidade significativa de tempo e energia dos funcionários é gasta lendo e respondendo a intermináveis conversas de e-mail, em vez de realmente fazer o trabalho.
E a pior parte? A maioria desses tópicos nem precisa ser aberta em primeiro lugar!
Interrupções não intencionais como essas prejudicam a produtividade da equipe, e isso acaba se tornando apenas mais um hábito de trabalho consumindo um tempo valioso. É aqui que as caixas de entrada compartilhadas desempenham um papel fundamental.
Uma caixa de entrada compartilhada é uma plataforma em que várias pessoas em uma equipe podem acessar e-mails de grupo ao mesmo tempo, de cada uma de suas próprias contas. Vamos ver como usar uma ferramenta de caixa de entrada compartilhada para sua equipe pode aumentar sua produtividade geral no trabalho.
Delegar tarefas de trabalho
A equipe de análise da Zylker está à procura de um desenvolvedor experiente. Eles enviam um e-mail para a equipe de RH (hr-team@zylker.com) solicitando uma nova contratação. Mas a equipe de aquisição de talentos que trabalha remotamente não tem ideia de quem vai assumir essa tarefa. Dois deles começam a fazer um post, enquanto um já postou a descrição do trabalho em sua plataforma oficial de anúncios de emprego. Segue-se o caos e a inconsistência, que acabam projetando uma má imagem da empresa para os potenciais candidatos.
Normalmente, os e-mails são acionadores de tarefas, mas os intermináveis Cc, Bcc e encaminhamentos atrapalham todo o processo. O contexto é perdido e itens importantes são perdidos nas pilhas de e-mails. A caixa de entrada de todos fica desordenada e sempre há a possibilidade de alguns funcionários não terem nada para fazer enquanto outros acabam sobrecarregados.
Com uma caixa de entrada compartilhada, você pode atribuir claramente esses e-mails à pessoa correta e criar a transparência necessária nas equipes. As caixas de entrada compartilhadas permitem delegar tarefas com clareza e garantir que toda a equipe seja produtiva, graças a um espaço de trabalho transparente e coeso.
Organizar tópicos
Jake vai trabalhar cedo em uma manhã de segunda-feira, esperando vencer a tristeza e começar a semana com uma nota fresca. Ele faz login em sua conta para ver cerca de cem novos e-mails em sua caixa de entrada. Ele abre cada um deles e fica atolado com a infinidade de tarefas que tem para a semana. Ele tem pouca ideia de quais tarefas exigem ação imediata e quais podem ser adiadas no momento. Ele aperta o botão de pânico mental e sua produtividade cai.
Muitos funcionários se concentram em todos os e-mails recebidos, deixando de priorizar os que exigem mais atenção, se perdendo no oceano de tarefas e, eventualmente, não alcançando quase nada no final.
Com uma caixa de entrada compartilhada, seguindo os tópicos mais importantes, adiando os tópicos de prioridade mais baixa e arquivando os concluídos, você pode otimizar suas tarefas de maneira inteligente e obter os melhores resultados. Você pode até dar um passo adiante organizando seus tópicos com base em tópicos comuns em várias tags, diferenciando-os com cores exclusivas.
Automatize fluxos de trabalho
Emma é a gerente de marketing de produto de sua equipe. Sempre que ela recebe alguma tarefa relacionada ao blog, ela se volta para Sam. Ela se aproxima de Joel para tarefas de trabalho relacionadas a mídia social, atribui trabalho de vídeo a Tina e dá tarefas de site a Bryan. Toda vez que ela deseja atribuir essas tarefas, ela precisa enviar um e-mail manualmente para cada membro da equipe, um de cada vez. Ela teme ter que fazer essa tarefa monótona nas horas douradas do dia.
Em um dia de trabalho típico, algumas das tarefas do dia-a-dia serão repetitivas e exigirão que as mesmas ações sejam executadas repetidamente. Fazer essas tarefas manualmente drena seu tempo e energia, impedindo que você se concentre nas coisas que realmente exigem seu esforço.
Com caixas de entrada compartilhadas, você pode criar um fluxo de trabalho automatizado de forma que, quando determinadas condições forem atendidas, um gatilho seja gerado e a ferramenta cuide automaticamente de todo o processo, enquanto você se concentra nas tarefas mais importantes em mãos.
Evite a troca de guias
Jane é uma comerciante. Ela recebe um e-mail que exige que ela escreva um artigo com um prazo EOD. Mas ela precisa de mais clareza em certos aspectos do novo recurso, então ela decide entrar em contato com a equipe de desenvolvimento para isso. Ela tem a opção de usar vários outros aplicativos de terceiros para conversar com a equipe. Depois de contemplar por um tempo, ela decide enviar um ping para a equipe de desenvolvimento em um aplicativo de bate-papo pessoal e obter sua opinião. Infelizmente, Jane não conseguiu transmitir claramente onde ela estava presa, e o desenvolvedor não conseguiu entender completamente o problema principal, pois o contexto do problema foi completamente perdido nessa plataforma de bate-papo em silos.
Muitas vezes nosso trabalho fica atrasado porque, quando ficamos presos em algo e precisamos de ajuda ou ajuda, levamos para outro aplicativo. Mas o contexto da conversa está faltando, pois as pessoas que visualizam o problema não têm ideia do que estava acontecendo no tópico anteriormente.
Com uma caixa de entrada compartilhada, você não precisa mais alternar entre as guias constantemente. Enfrentando um problema que exige consultar seus colegas de equipe? Faça isso sem esforço, conduzindo discussões internas ao lado do seu tópico, onde qualquer pessoa envolvida pode comentar e facilitar o processo. Isso garante que cada membro esteja ciente de todo o contexto de forma independente.
Você acha que entrar em contato com uma pessoa em sua organização fora de sua equipe pode tirar suas dúvidas? Apenas @mencione a pessoa e puxe-a para o seu tópico. Compôs um rascunho de e-mail e não tem certeza se o conteúdo é bom o suficiente? Compartilhe o rascunho com sua equipe para revisão e feche-o assim que for enviado. É simples assim!
Usar modelos
Mike trabalha na Zylker Corporation. Ele envia um e-mail para a equipe de folha de pagamento, para verificar se ele é elegível para o esquema de reembolso mensal. Kylie, da equipe de folha de pagamento, começa a redigir um e-mail confirmando a elegibilidade do funcionário para reivindicar seus reembolsos. Ela está irritada por ter que digitar a mesma resposta toda vez que um funcionário faz uma solicitação de qualificação e se pergunta por que a empresa ainda faz isso dessa maneira.
Com as caixas de entrada compartilhadas, os modelos de resposta predefinidos permitem que você economize tempo criando respostas com antecedência para que, quando necessário, você simplesmente escolha o modelo e envie o e-mail. Eles são úteis quando você precisa digitar o mesmo conteúdo repetidamente. Da mesma forma, você pode criar modelos de assinatura de e-mail para manter a consistência nas respostas que está enviando. Toda a equipe pode usar esses modelos de assinatura, economizando tempo valioso de todos e mantendo uma identidade consistente nos e-mails.
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