Mudar para um novo sistema de suporte técnico pode ser assustador. Talvez você saiba que é bom e necessário, mas fica adiando para a próxima segunda-feira. Embora possa parecer um processo cansativo no início, existem truques simples que podem tornar a migração rápida e indolor. Se você estiver pronto para fazer a mudança, leia as dicas que você deve considerar antes de fazer seu plano de migração de dados.
ProDica 1: Prepare sua equipe
A migração do suporte técnico envolve uma mudança significativa que diz respeito a todos em sua equipe, começando com os representantes de suporte e terminando com os membros e técnicos da equipe de TI. Depois de garantir que todos estejam na mesma página, você pode tornar essa alteração abrangente e consistente. Aproveite para:
- Discuta os motivos da migração e os benefícios esperados como resultado.
- Liste as desvantagens do seu sistema de suporte técnico atual e destaque os recursos da ferramenta de destino.
- Informe sua equipe sobre suas funções e responsabilidades.
Manter a comunicação aberta incentivará sua equipe a fazer perguntas ou sugestões e os ajudará a se ajustar ao novo sistema de suporte sem problemas.
ProDica 2: Escolha uma data para a migração
Dependendo do escopo dos dados que você deseja transferir, o processo de migração pode levar de algumas horas a vários dias. Durante esse período, seus agentes de suporte terão que comprometer o tempo e os recursos. Felizmente, você pode evitar problemas desnecessários planejando a estratégia de migração de dados de uma forma que considere suas horas mais ativas e silenciosas. Escolha um momento em que sua equipe possa se concentrar nos clientes sem interrupções constantes e ferramentas de serviço de suporte limitadas.
ProDica 3: audite e faça backup de seus dados
Mudar para uma nova plataforma de suporte técnico é uma excelente chance de se livrar de dados supérfluos. Execute uma auditoria e você provavelmente encontrará duplicatas, campos ausentes, conversas de ticket não atribuídas, perfis desatualizados e endereços de e-mail inválidos. Se você não quiser que eles ocupem um espaço valioso em seu novo sistema, remova esses registros antes de iniciar a migração.
Depois de filtrar os dados, faça backup para eliminar o risco de perda ou dano. Faça uma cópia para restaurá-lo totalmente em caso de falha.
ProDica 4: Comece a usar seu help desk de destino antes da migração
Alternar uma ferramenta de suporte técnico não é um processo irreversível, mas você não quer perder tempo e dinheiro em uma solução que não seja adequada às suas necessidades. Mesmo depois de ler comentários e instruções, você ainda não pode ter 100% de certeza de que a ferramenta é melhor que a anterior, a menos que você a experimente primeiro. É por isso que uma das principais dicas de migração de dados é usar o sistema de suporte técnico de destino antes de mudar completamente. Ao fazer isso, você pode estimar o equilíbrio entre recursos e preços da ferramenta com mais precisão e permitir que sua equipe teste sua eficiência e facilidade de uso.
ProDica 5: teste uma ferramenta de migração de dados
Antes de concluir a migração completa, faça uma migração de demonstração importando uma pequena parte dos dados para o local de destino. Isso permitirá que você detecte quaisquer erros que possam ocorrer durante a migração completa de dados. Você pode então investigar sua natureza e evitar problemas futuros ao importar o restante dos dados.
Então, como você migra?
Há três maneiras de migrar dados: fazê-lo manualmente, contratar um especialista ou usar uma ferramenta de migração de suporte técnico. O primeiro requer esforço, e o segundo requer dinheiro, mas o terceiro atinge o melhor equilíbrio entre dinheiro e esforço. Sua tarefa é simplesmente monitorar o processo e dar uma pequena assistência quando a ferramenta solicitar. Independentemente do método escolhido, as dicas de migração de dados acima serão relevantes para o seu processo.
Se você deseja migrar com segurança do seu sistema de suporte técnico atual para o Zoho Desk, pode usar o Import and Export for Zoho Desk para migrar detalhes de tickets, contatos, notas, anexos e muito mais.
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